FAQs
- Backoffice Hospitality
- Questions fréquemment posées
Est-ce que cela fonctionne pour chaque hôtel?
Que cela fonctionne ou non dépend toujours de toutes les parties concernées. Cependant, ce service fonctionne en principe pour tout type d’établissement d’hébergement – en remplacement ou en soutien du service de réservation et du backoffice!
À quelle vitesse pouvez-vous commencer?
Si tout est en ordre des deux côtés, nous essayons de commencer dès que possible. L’intégration de nouveaux hôtels est limitée chaque mois. C’est pourquoi nous vous prions de toujours répondre à nos offres en temps utile.
Reception Remote fonctionne-t-il avec chaque PMS?
Oui ! Nous avons développé des solutions qui nous permettent de travailler avec n’importe quel PMS, qu’il soit en ligne ou hors ligne. Nos clients utilisent des systèmes courants tels que : Fidelio, Protel, ProtelAir, Stayintouch, Little Hotelier, Easybooking, RoomRaccoon, Mews, Apaleo, Cloudbeds, RoomRacoon et bien d’autres encore.
Suis-je contractuellement lié(e)?
Nous pensons qu’une situation peut rapidement évoluer dans un hôtel. C’est pourquoi nous avons développé un modèle permettant d’intervenir également de manière temporaire, par exemple pendant les absences pour congés ou en cas de maladie prolongée.
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Questions sur les réceptionnistes
Ce sont de vraies personnes. Nous utilisons l’IA uniquement dans le cadre de notre système de formation. Chez Reception Remote, nous attachons une grande importance à l’aspect humain et souhaitons offrir à votre hôtel le meilleur service – personnel et authentique.
Nos réceptionnistes ont au moins 3 ans d’expérience dans l’hôtellerie. Les qualifications les plus élevées sont exigées, tout comme la maîtrise de l’allemand, du français et de l’anglais.
Nos collaborateurs peuvent souvent également parler et écrire couramment d’autres langues.
Pour nos collaborateurs, il est impératif de disposer d’un espace de travail calme et d’une bonne connexion internet pendant les heures de travail. Sinon, ils sont libres de choisir leur lieu de travail. Nous travaillons exclusivement dans les fuseaux horaires européens.
Les collaborateurs occupant un poste de manager se trouvent soit en Suisse, soit en Allemagne.
Vous pouvez joindre quelqu’un de notre siège à tout moment. En tant que client, vous bénéficiez d’une fonction de chat avec nous, ce qui vous permet de nous contacter à tout moment par appel ou chat.
Une réceptionniste virtuelle peut être sollicitée pour toutes les tâches administratives dans un hôtel. Qu’il s’agisse de demandes de réservation, de gestion des e-mails, de support OTA, de publication d’offres d’emploi, de revenue management, de création de modèles et bien plus encore. Nous aidons également à la facturation et à d’autres tâches administratives liées à l’hôtellerie.
Nos réceptionnistes virtuels sont tous issus du secteur hôtelier. Ils ont tous travaillé au moins trois ans dans un hôtel ou une entreprise touristique et, idéalement, ont également suivi une formation scolaire dans ce domaine.
Une excellente maîtrise de l’allemand, du français et de l’anglais est indispensable.
Certaines de nos assistantes parlent également l’italien, le hongrois, l’espagnol, le russe ou le turc. Nous constituons volontiers l’équipe de réservation idéale en fonction des besoins de votre hôtel.
Questions sur le service
Nous nous distinguons par une grande efficacité en termes de coûts et sommes à votre disposition 24 heures sur 24, 365 jours par an.
Grâce à nos services, vous économisez non seulement des coûts fixes de personnel pour les tâches administratives, mais vous gagnez également un temps précieux que vous pouvez consacrer à vos clients.
Selon les prestations dont vous avez besoin, nous vous proposons de réserver notre service à un tarif mensuel fixe ou de l’externaliser de manière flexible selon vos besoins.
Nous pouvons vous assurer que nous sommes bien plus qu’un simple service téléphonique standard pour les hôtels. Nous proposons de nombreuses possibilités pour soutenir efficacement votre établissement.
Nous nous adaptons entièrement à vos besoins individuels. Que ce soit pour l’assistance dans la gestion des e-mails, des appels téléphoniques ou d’autres tâches administratives. Contactez-nous afin de développer ensemble une stratégie sur mesure.
Notre équipe complète l’équipe de l’hôtel et prend en charge des tâches afin de vous soulager, vous et vos collaborateurs.
Dans le secteur du tourisme, il y a souvent un roulement de personnel, car de nombreux employés sont engagés de manière saisonnière. Les collaborateurs souhaitent souvent rester flexibles et travailler à différents endroits.
C’est pourquoi un fort taux de rotation du personnel est souvent un sujet important pour les hôtels et prend beaucoup de temps.
Dans ce cas, nous aimerions trouver une solution ensemble. Nous pouvons, dans un premier temps, créer pour vous un aperçu en ligne simple et clair. Cependant, un outil de réservation en ligne est aujourd’hui presque indispensable. Nous travaillons en étroite collaboration avec plusieurs fournisseurs de logiciels de réservation en ligne (systèmes PMS) et pouvons vous faciliter la transition de l’analogique au numérique.
Notre travail est suivi et contrôlé quotidiennement par nos soins (selon le forfait choisi). Vous recevez de notre part des rapports détaillés sur les appels téléphoniques et les e-mails et/ou pouvez les demander à tout moment.
Pour pouvoir offrir un service 7 jours sur 7 pendant les heures de réception de 7h00 à 23h00, plusieurs assistants sont employés. Les responsables des réservations vous sont présentés au début et l’hôtel reste en contact régulier avec eux.
En principe, les mêmes réceptionnistes restent longtemps dans l’établissement. Pour l’activité quotidienne, il y a relativement peu de changements chez nous, car nos emplois ne dépendent pas de la saison.
Grâce à notre système bien pensé, un membre de l’équipe des réservations est toujours joignable par chat ou téléphone. Si cela doit aller vite, il suffit de décrocher le téléphone. Pour les autres demandes, notre délai de réponse au chat est d’environ 30 minutes pendant la journée.
Oui, le service convient également aux établissements para-hôteliers. Peu importe que vous ayez plusieurs appartements de vacances, maisons d’hôtes, hôtels B&B, motels, etc. Nous sommes là pour tous, dès qu’il s’agit de réservations et de solutions de réservation.
Questions sur la facture, le contrat et la protection des données
Nous proposons différents forfaits de services. Une centrale de réservation externe commence chez nous en support de second niveau à partir de CHF 39.– par chambre et par mois.
Vous pouvez régler les factures par virement bancaire ou postal. Pour la plupart de nos prestations, vous recevez la facture au début du mois. La facture doit être réglée dans les 14 jours. Des frais peuvent éventuellement s’appliquer.
En principe, nos collaborateurs sont très bien formés et travaillent avec beaucoup de précision. Depuis que nous utilisons l’IA en arrière-plan, notre taux d’erreur dans le traitement des réservations est inférieur à 1 %. Mais là où il y a des humains, des erreurs peuvent toujours se produire. Nous vous remercions de votre compréhension si cela devait arriver. Nous faisons tout pour éviter les erreurs. En cas de dommage important à l’exploitation, nous sommes assurés conformément à la loi.
Notre credo est le suivant : nous ne voulons que des clients satisfaits et nous ne forçons donc personne à rester chez nous si quelque chose ne convient pas. Selon le service choisi, nous avons un délai de résiliation de seulement 30 jours pendant lequel vous êtes contractuellement lié. Nous vous informerons volontiers des conditions adaptées à votre établissement.
Vos données et celles de vos clients sont traitées de manière confidentielle. Les mots de passe et les contacts ne sont pas transmis à des tiers. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre politique de confidentialité.