FAQs
- Backoffice Hospitality
- Questions fréquemment posées
Est-ce que cela fonctionne pour chaque hôtel?
Que cela fonctionne ou non dépend toujours de toutes les parties concernées. Cependant, ce service fonctionne en principe pour tout type d’établissement d’hébergement – en remplacement ou en soutien du service de réservation et du backoffice!
À quelle vitesse pouvez-vous commencer?
Si tout est en ordre des deux côtés, nous essayons de commencer dès que possible. L’intégration de nouveaux hôtels est limitée chaque mois. C’est pourquoi nous vous prions de toujours répondre à nos offres en temps utile.
Reception Remote fonctionne-t-il avec chaque PMS?
Oui ! Nous avons développé des solutions qui nous permettent de travailler avec n’importe quel PMS, qu’il soit en ligne ou hors ligne. Nos clients utilisent des systèmes courants tels que : Fidelio, Protel, ProtelAir, Stayintouch, Little Hotelier, Easybooking, RoomRaccoon, Mews, Apaleo, Cloudbeds, RoomRacoon et bien d’autres encore.
Suis-je contractuellement lié(e)?
Nous pensons qu’une situation peut rapidement évoluer dans un hôtel. C’est pourquoi nous avons développé un modèle permettant d’intervenir également de manière temporaire, par exemple pendant les absences pour congés ou en cas de maladie prolongée.
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Questions sur les réceptionnistes
Ce sont de vraies personnes. Nous utilisons l’IA uniquement dans le cadre de notre système de formation. Chez Reception Remote, nous attachons une grande importance à l’aspect humain et souhaitons offrir à votre hôtel le meilleur service – personnel et authentique.
Nos réceptionnistes ont au moins 3 ans d’expérience dans l’hôtellerie. Les qualifications les plus élevées sont exigées, tout comme la maîtrise de l’allemand, du français et de l’anglais.
Nos collaborateurs peuvent souvent également parler et écrire couramment d’autres langues.
Pour nos collaborateurs, il est impératif de disposer d’un espace de travail calme et d’une bonne connexion internet pendant les heures de travail. Sinon, ils sont libres de choisir leur lieu de travail. Nous travaillons exclusivement dans les fuseaux horaires européens.
Les collaborateurs occupant un poste de manager se trouvent soit en Suisse, soit en Allemagne.
Vous pouvez joindre quelqu’un de notre siège à tout moment. En tant que client, vous bénéficiez d’une fonction de chat avec nous, ce qui vous permet de nous contacter à tout moment par appel ou chat.
Une réceptionniste virtuelle peut être sollicitée pour toutes les tâches administratives dans un hôtel. Qu’il s’agisse de demandes de réservation, de gestion des e-mails, de support OTA, de publication d’offres d’emploi, de revenue management, de création de modèles et bien plus encore. Nous aidons également à la facturation et à d’autres tâches administratives liées à l’hôtellerie.
Nos réceptionnistes virtuels sont tous issus du secteur hôtelier. Ils ont tous travaillé au moins trois ans dans un hôtel ou une entreprise touristique et, idéalement, ont également suivi une formation scolaire dans ce domaine.
Une excellente maîtrise de l’allemand, du français et de l’anglais est indispensable.
Certaines de nos assistantes parlent également l’italien, le hongrois, l’espagnol, le russe ou le turc. Nous constituons volontiers l’équipe de réservation idéale en fonction des besoins de votre hôtel.
Fragen zum Service
Wir zeichnen uns durch hohe Kosteneffizienz aus und sind an 365 Tagen im Jahr 24 Stunden am Tag für Sie da.
Dank unserer Dienstleistungen sparen Sie nicht nur fixe Personalkosten für administrative Arbeiten, sondern gewinnen auch wertvolle Zeit, die Sie Ihren Gästen widmen können.
Je nachdem, welche Leistungen Sie benötigen, bieten wir die Möglichkeit unseren Service entweder zu einem monatlichen Festpreis zu buchen oder ihn flexibel nach Bedarf auszulagern.
Wir können Ihnen versichern, dass wir mehr sind als nur ein Standard-Telefonservice für Hotels. Wir bieten die verschiedensten Möglichkeiten, welche Sie und Ihren Betrieb entsprechend unterstützen können.
Wir stellen uns ganz auf Ihre individuellen Anforderungen ein. Egal, ob Unterstützung bei den E-Mails, Telefonaten oder sonstigen administrativen Arbeiten. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um gemeinsam eine massgeschneiderte Strategie zu entwickeln.
Unser Team ergänzt das Hotelteam und übernimmt Arbeiten, um Sie und Ihre Mitarbeiter zu entlasten.
Gerade in der Tourismusbranche kommt es häufig zu Personalwechseln, da viele Mitarbeiter saisonal beschäftigt sind. Die Mitarbeiter wollen oft flexibel bleiben und an verschiedenen Orten arbeiten.
Daher ist eine hohe Personalfluktuation für Hotels oft ein wichtiges Thema, das viel Zeit in Anspruch nimmt.
In diesem Fall würden wir gerne gemeinsam eine Lösung finden. Wir können für Sie zu Beginn eine einfache und übersichtliche Online-Übersicht erstellen. Ein Online-Buchungstool ist heutzutage jedoch fast unverzichtbar. Wir arbeiten eng mit mehreren Anbietern von Online-Buchungssoftwares (PMS Systemen) zusammen und können Ihnen den Umstieg von analog auf digital erleichtern.
Unsere Arbeit wird getrackt und von uns täglich zusätzlich kontrolliert (je nach Leistungspaket). Sie erhalten von uns ausführliche Reportings zu Telefonaten und E-Mails und / oder dürfen diese jederzeit einfordern.
Um einen 7-Tage-Service während der Rezeptionszeiten von 7:00 bis 23:00 Uhr anbieten zu können, werden mehrere Assistenten beschäftigt. Die zuständigen Reservations-Manager werden zu Beginn vorgestellt und das Hotel steht in regelmässigem Kontakt mit ihnen.
Grundsätzlich bleiben die gleichen Rezeptionisten länger im Betrieb. Für den Tagesbetrieb gibt es bei uns relativ wenig Wechsel, da unsere Anstellungen unabhänig von der Saison sind.
Dank unseres ausgeklügelten Systems ist immer ein Reservationsmitarbeiter per Chat oder Telefon für Sie erreichbar. Wenn es schnell gehen muss, greifen Sie einfach zum Hörer. Bei anderen Anliegen haben wir eine Antwortzeit im Chat von rund 30 Minuten während dem Tag.
Ja, der Dienst ist auch für Parahotels geeignet. Egal, ob Sie über diverse Ferienwohnungen, Gästehäuser, B&B Hotels, Motels etc. verfügen. Wir sind für alle da, wenn es ums Thema Reservation und Reservationslösungen geht.
Questions sur la facture, le contrat et la protection des données
Nous proposons différents forfaits de services. Une centrale de réservation externe commence chez nous en support de second niveau à partir de CHF 39.– par chambre et par mois.
Vous pouvez régler les factures par virement bancaire ou postal. Pour la plupart de nos prestations, vous recevez la facture au début du mois. La facture doit être réglée dans les 14 jours. Des frais peuvent éventuellement s’appliquer.
En principe, nos collaborateurs sont très bien formés et travaillent avec beaucoup de précision. Depuis que nous utilisons l’IA en arrière-plan, notre taux d’erreur dans le traitement des réservations est inférieur à 1 %. Mais là où il y a des humains, des erreurs peuvent toujours se produire. Nous vous remercions de votre compréhension si cela devait arriver. Nous faisons tout pour éviter les erreurs. En cas de dommage important à l’exploitation, nous sommes assurés conformément à la loi.
Notre credo est le suivant : nous ne voulons que des clients satisfaits et nous ne forçons donc personne à rester chez nous si quelque chose ne convient pas. Selon le service choisi, nous avons un délai de résiliation de seulement 30 jours pendant lequel vous êtes contractuellement lié. Nous vous informerons volontiers des conditions adaptées à votre établissement.
Vos données et celles de vos clients sont traitées de manière confidentielle. Les mots de passe et les contacts ne sont pas transmis à des tiers. Vous trouverez plus d’informations à ce sujet dans notre politique de confidentialité.