FAQs
- Hospitality Backoffice
- Häufig gestellte Fragen

Funktioniert das für jedes Hotel?
Ob etwas klappt oder nicht, ist immer abhängig von allen Beteiligten. Jedoch funktioniert der Service grundsätzlich für jede Art von Beherbergungsbetrieb - ersetzend oder unterstützend für die Reservierungsabteilung und das Backoffice!

Wie schnell könnt ihr starten?
Wenn von beiden Seiten alles stimmt, versuchen wir baldmöglichst zu starten. Die Aufnahme neuer Hotels ist pro Monat begrenzt. Deshalb bitten wir dich, immer rechtzeitig auf unsere Offerten zu antworten.

Funktioniert Reception Remote mit jedem PMS?
Ja, wir haben Lösungen entwickelt, damit wir jedes PMS bedienen können - egal ob Online oder Offline. Unsere Kunden nutzen gängige Systeme wie: Fidelio, Protel, ProtelAir, Stayintouch, Little Hotelier, Easybooking, RoomRaccoon, Mews, Apaleo, Cloudbeds, RoomRacoon und und und.

Bin ich vertraglich gebunden?
Wir sind der Meinung, dass sich eine Situation im Hotel schnell ändern kann. Deshalb haben wir ein Modell entwickelt, wie unser Einsatz auch nur als Zeitarbeit z.B. während Ferienabwesenheiten oder längeren Krankheitsausfällen möglich ist.
Mehr Wissenswertes
Fragen zu den Rezeptionisten
Sie sind echte Menschen. Wir arbeiten mit KI nur im Sinne unseres Schulungssystems. Bei Reception Remote legen wir noch viel Wert auf die menschlichkeit und wollen deinem Hotel so auch den besten Service bieten. Persönlich und Echt.
Unsere Receptionisten haben mindestens 3 Jahre Hotelerfahrung. Höchste Qualifikationen sind Voraussetzung, ebenso wie Deutsch, Französisch und Englisch als solide Sprachkenntnisse.
Unsere Mitarbeiter können oft auch andere Sprachen fliessend sprechen und schreiben.
Für unsere Mitarbeiter gilt, dass sie während der Arbeitszeit einen ruhigen Arbeitsplatz und gutes Internet haben müssen. Ansonsten können Sie frei wählen, wo Sie arbeiten. Wir arbeiten ausschliesslich in europäischen Zeitzonen.
Die Mitarbeiter mit Manager Position befinden entweder in der Schweiz oder in Deutschland.
Sie können jederzeit jemanden aus unserer Zentrale erreichen. Als Kunde erhalten Sie eine Chatfunktion mit uns, wo Sie per Anruf oder Chat immer mit uns in Kontakt stheen.
Eine virtuelle Receptionistin kann für alle administrativen Angelegenheiten im Hotel eingesetzt werden. Seien es Buchungsanfragen, allgemeiner E-Mail-Verkehr, OTA-Support, Stellenausschreibungen, Revenue Management, Vorlagen erstellen und vieles mehr. Wir helfen auch bei Rechnungen und anderen Administrativen Arbeiten rund um die Hotellerie.
Unsere virtuellen Receptionisten kommen alle aus der Hotellerie. Sie haben alle mindestens drei Jahre in einem Hotelbetrieb oder in einem Touristischen Unternehmen gearbeitet und idealerweise auch eine schulische Ausbildung in dieser Branche absolviert.
Höchste Sprachkenntnisse in Deutsch, Französisch und Englisch sind ein MUSS.
Einige unserer Assistentinnen sprechen auch Italienisch, Ungarisch oder Spanisch, sowie Russisch. Gerne stellen wir Ihnen das ideale Reservationsteam nach den Bedürfnissen Ihres Hotels zusammen.
Fragen zum Service
Wir zeichnen uns durch hohe Kosteneffizienz aus und sind 365 Tage im Jahr für 24h am Tag für Sie da.
Dank unserer Dienstleistungen sparen Sie nicht nur fixe Personalkosten für administrative Arbeiten, sondern gewinnen auch wertvolle Zeit, die Sie Ihren Gästen widmen können.
Je nachdem, welche Leistungen Sie benötigen, bieten wir die Möglichkeit, unseren Service entweder zu einem monatlichen Festpreis zu buchen oder ihn flexibel nach Bedarf auszulagern.
Eins ist klar – wir sind mehr als nur ein Standard – Telefonservice für Hotels. Wir bieten die verschiedensten Möglichkeiten, welche Sie und Ihren Betrieb unterstützen können. Ganz Individuell!
Wir stellen uns ganz auf Ihre individuellen Anforderungen ein. Egal ob unterstützung bei den E-Mails, Telefonaten oder sonstigen Administrativen Arbeiten. Nehmen Sie Kontakt mit uns auf, um gemeinsam eine massgeschneiderte Strategie zu entwickeln.
Unser Team ergänzt das Hotelteam und übernimmt Arbeiten, um Sie und Ihre Mitarbeiter zu entlasten.
Gerade in der Tourismusbranche kommt es häufig zu Personalwechseln, da viele Mitarbeiter saisonal beschäftigt sind. Die Mitarbeiter wollen oft flexibel bleiben und an verschiedenen Orten arbeiten.
Daher ist eine hohe Personalfluktuation für Hotels oft ein wichtiges Thema, das viel Zeit in Anspruch nimmt.
In diesem Fall würden wir gerne gemeinsam eine Lösung finden. Wir können für Sie zu Beginn eine einfache und übersichtliche Online-Übersicht erstellen. Ein Online-Buchungstool ist heutzutage jedoch fast unverzichtbar. Wir arbeiten eng mit mehreren Anbietern von Online-Buchungssoftware (PMS Systemen) zusammen und können Ihnen den Umstieg von analog auf digital erleichtern.
Unsere Arbeit wird getrakkt und von uns täglich zusätzlich Kontrolliert (je nach Leistungspaket) Sie erhalten von uns ausführliche Reportings zu telefonaten und E-Mails und / oder dürfen diese jederzeit einfordern.
Um einen 7-Tage-Service während der Receptionszeiten von 7 bis 23 Uhr anbieten zu können, werden mehrere Assistenten beschäftigt. Die zuständigen Reservations Manager werden zu Beginn vorgestellt und das Hotel steht in regelmässigem Kontakt mit ihnen.
Grundsätzlich bleiben die gleichen Receptionistinnen auch länger im Betrieb drin. Für den Tagesbetrieb gibt es bei uns relativ wenig wechsel, da unsere Anstellungen Saisonunabhänig sind.
Dank unseres ausgeklügelten Systems ist immer ein Reservationsmitarbeiter per Chat oder telefon für Sie erreichbar. Wenn es schnell gehen muss, greifen sie einfach zum Hörer. Bei anderen Anliegen haben wir eine Antwortzeit im Chat von rund 30 Minuten während dem Tag.
Ja, der Dienst ist auch für Parahotels geeignet. Egal ob Sie über diverse Ferienwohnungen, Guesthous, BnB, Motel etc. vergügen. Wir sind für alle da wenn es ums Thema Reservation- und Reservationslösungen geht.
Fragen zu Rechnung, Vertrag und Datenschutz
Wir bieten verschiedene Dienstleistungspakete an. Eine externe Reservationszentrale startet bei uns im Second Level Support ab CHF 39.- pro Zimmer und Monat.
Sie können die Rechnungen per Bank- oder Postüberweisung bezahlen. Für die meisten unserer Leistungen erhalten Sie die Rechnungen am Anfang des Monats. Die Rechnung muss innerhalb von 14 Tagen beglichen werden. Allenfalls fallen Gebühren an.
Grundsätzlich sind unsere Mitarbeiter bestens ausgebildet und arbeiten sehr präzise. Seitdem wir mit KI Unterstützung im Hintergrund arbeiten ist unsere Fehlerquote in der Reservationsbearbeitung kleiner als 1%. Doch wo Menschen arbeiten, sind Fehler nicht auszuschliessen. Wir bitten um dein Verständnis, wenn dies passieren sollte. Wir tun alles, um Fehler zu vermeiden. Im Falle eines grösseren Betriebsschadens sind wir gesetzlich Versichert.
Unser Credo ist: Wir wollen nur zufriedene Kunden und deshalb zwingen wir niemanden bei uns zu bleiben, sollte etwas nicht passen. Je nach gewählter Dienstleistung haben wir deshalb eine kündigungsfrist von nur 30 Tagen, wo Sie vertraglich gebunden sind. Gerne informieren wir dich über geeignete Konditionen für Ihren Betrieb.
Ihre Daten und die Daten Ihrer Kunden werden vertraulich behandelt. Passwörter und Kontakte werden nicht an Dritte weitergegeben. Mehr Informationen dazu gibt es in unserem Datenschutz.